Ablagesystem Classei schafft sofort Ordnung,
bietet enorme Zeitersparnis und Raumnutzung
Ablagesysteme gibt es viele für die Ablage von Schriftgut. Aber die Ansprüche, die heute an ein Ablagesystem gestellt werden, sind hoch. Wieso? Man hatte gehofft, dass der Computer alle Ablagesysteme, Registraturen, Aktenverwaltungen und Schriftgutverwaltungen obsolete machen würde. Das Gegenteil ist eingetreten. Der Computer selbst ist ein fleißiger Produzent von beschriebenen Papier. Deshalb ist es wichtiger denn je, dass wir auf dem Sektor Ablagesysteme neue moderne Systeme einführen.
Das sind die Forderungen, die man an ein Ablagesystem stellen muss:
- Ablage-Ordnung von Anbeginn eines Vorgangs
- Sofort- und Schnellablage
- Durchgehendes Ablagesystem
- Keine Systembrüche
- Wirtschaftlichkeit
- Geringer Platzbedarf
- Entbehrliches weglassen
- Einfache Handhabung
- Ablagesysteme sollten verbunden sein mit geeigneter Software
Was bedeutet das?
Zu 1: Jeder Vorgang beginnt mit einem Schriftstück, das eine neue Akte erfordert. Das kann alles Mögliche sein: ein neuer Kunde, Lieferant, Fall, Sachgegenstand, Prozess, ein Kauf, eine Bestellung, ein Thema u.dgl. Wenn ein Vorgang mit einem oder nur wenigen Schriftstücken entsteht und von vorneherein eine gute Ordnung eingehalten werden soll, ergibt sich die Frage, welches Ordnungsmittel oder Registraturmittel ist dafür geeignet. Aktenordner und Hängeregistraturmappen sind aus mehreren Gründen offensichtlich nicht geeignet. Denn man weiß meist nie, wie stark der Vorgang am Ende angewachsen sein wird. Für nur wenige Schriftstücke ein Hebelordner oder eine Hängemappe anzulegen, ist aus Kosten- und Platzgründen völlig unwirtschaftlich.
zu 2. Der größte Bedarf an Übersicht und Ordnung besteht bei der Bearbeitung eines Vorgangs. Aber die bisherigen Ablagesysteme erfordern aus den unter Punkt 1 genannten Gründen eine ordnungsgemäße Ablage nach Abschluss der Bearbeitung. Deshalb muss ein modernes Ablagesystem sofort bei Beginn der Bearbeitung praktische und wirtschaftliche Ordnungsmittel zur Verfügung stellen, die zudem eine schnelle Ablage ermöglichen. So genannte Schnellhefter und auch Aktenordner sind in Wahrheit Langsamhefter.
zu 3. Wenn Punkt 1 und 2 erfüllt sind, kann die einmal ereichte Ablage-Ordnung beibehalten werden über alle Stufen der Bearbeitung bis zum Altarchiv, ja bis zur Vernichtung.
zu 4: Punkt 3 kann nur erfüllt werden, wenn keine unterschiedlichen Ablagesysteme in verschiedenen Bereichen angewendet werden. Jedes Ablagesystem hat seinen eigenen 'Zaun'. Aus einer stationären Hängemappe z.B. lässt sich der Inhalt nur mit viel Mühe in eine zentrale Ordner-Registratur überführen.
zu 5: Wirtschaftlichkeit wird nur erreicht, wenn eine angemessene Verpackung eingesetzt wird. Wie oben schon dargestellt, wäre es völlig unsinnig, einen Vorgang von wenigen Schriftstücken in einem Hebelordner zu 'verpacken'. Wie die Wirtschaftlichkeit vom Arbeitsvorgang beeinflusst wird und wie man Kosten sparen kann, können Sie dort anklicken.
zu 6: Der Platzbedarf ist in starkem Maße abhängig von der angepassten Verpackung, also dem Ordnungsmittel. Schon die Kartonwände der Mappen können bei vielen Dünnakten eine entscheidende Rolle spielen. Wir geben Ihnen einen Überblick über den Platzbedarf bei verschiedenen Ablagesystemen.
zu 7: Bei einem vereinfachten Ablagesystem wird vieles entbehrlich. Hier erfahren Sie was man alles weglassen kann.
zu 8: Zur einfachen Handhabung gehört u.a. auch, dass eine zu eröffnende Akte schnell angelegt ist. Bei den üblichen Hängeheftern z.B. kostet es schon etwas Mühe ein Schildchen zu beschriften, es in einen Fensterreiter einzuschieben und den Reiter auf die Mappe aufzusetzen. Abgesehen von der Mühe, ist auch der Kosten- und Platzaufwand für solche Reiter unakzeptabel.
zu 9: Damit das Papier im Büro nicht überhand nimmt, sollte man das
papierarme Büro anstreben. Dazu ist aber erforderlich, dass ein geeignetes
Software-Programm zur Verfügung steht, das enge Arbeitsbeziehungen mit
dem Ablagesystem hat und übergeordnete Verwaltungsfunktionen übernehmen
kann. Sehen Sie sich die Website einer solchen
Software an.
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